Teilnehmermanagement

Wieso eine professionelle Unterstützung im Bereich Teilnehmermanagement Sinn macht

Die Details für Ihr nächsten Firmenevent, für Ihr Unternehmensjubiläum oder Ihre Charity-Veranstaltungen stehen. Jetzt müssen nur noch die Tickets verkauft oder die Einladungen verschickt werden. Wer schon einmal ein Event geplant und sich mit dem Teilnehmermanagement befasst hat, weiß, dass das leichter gesagt als getan ist. Der Zeitaufwand für das Management der Teilnehmer ist höher, als oft vermutet und die Kosten dafür steigen schnell ins Unermessliche. Eine Software, wie die von EMENDO Event & Congress für das Teilnehmermanagement kann da große Unterstützung leisten.

Legen Sie den Fokus auf die eigentliche Organisation

Neben dem Gästemanagement haben Sie noch einige andere Aufgaben zu erledigen: die Sitzordnung muss geplant, Verträge abgestimmt, externe Dienstleister für Catering und Audiotechnik gesteuert und Ablaufpläne erstellt werden. Wer sich dann auch noch um Absagen und Geldrückbuchungen, um Ummeldungen und Adressänderungen sowie um weitere organisatorische Dinge rund um die Veranstaltungsteilnehmer kümmern muss, hat kaum mehr eine ruhige Minute. Das digitale Teilnehmermanagement kann zumindest einen Großteil dieser Aufgaben übernehmen und sorgt so dafür, dass Sie sich wieder um die essenziellen Dinge kümmern können.

Optimieren Sie Ihre Kosten

Durch die Zeiteinsparung, die Sie im Teilnehmermanagement erzielen können, sinken zugleich auch die Kosten, die Sie für zusätzliches Personal ausgeben müssten, um alle Aufgaben unter einen Hut bringen zu können. Auch an den administrativen Kosten lässt sich nun deutlich sparen. Die Software für das Gästemanagement kostet Sie einen fixen Betrag, den Sie bereits im Vorfeld einplanen können. Die individuelle Anpassung, die Einarbeitung und das Einpflegen der nötigen Daten macht lediglich einen Bruchteil der Zeit aus, die Sie sonst für das Teilnehmermanagement einplanen müssten.

Verbessern Sie die Usability für den Teilnehmer

Die Teilnehmer Ihres Events sollen von Anfang an ein sicheres Gefühl haben und darauf vertrauen können, dass der Ablauf reibungslos funktioniert. Treten bereits während der Anmeldung zur Veranstaltung Probleme auf, wirft das kein gutes Licht auf Sie und Ihr Event. Das digitale Teilnehmermanagement ermöglicht den Gästen einen schnellen und vor allem unkomplizierten Registrierprozess, sofortige Antworten auf E-Mail-Anfragen und kompetente Reaktionen in Sonderfällen. Dadurch entsteht ein solider Flow-up, der bei den Teilnehmern einen positiven, bleibenden Eindruck hinterlässt.

Automatisieren Sie Ihre Prozesse durch maßgeschneiderte Software

Jede Veranstaltung ist auf ihre Art einzigartig. So gestaltet sich auch das Teilnehmermanagement nicht in jedem Fall gleich. Es muss eine maßgeschneiderte Lösung her, die die Prozesse automatisiert und für einen reibungslosen, wenig zeitaufwändigen Ablauf sorgt. Die Lösungen zum Teilnehmermanagement bieten genau das. Sie lassen sich auf den individuellen Fall anpassen – entweder in Form eines Abonnements mit modularen Funktionen oder einer für ein Event zur Verfügung gestellten Software.

Vereinfachen Sie den Organisationsaufwand folgender Events

Sie führen regelmäßig ähnlich oder sogar gleiche Veranstaltungen durch? Dann macht das digitale Teilnehmermanagement für Sie noch mehr Sinn. Die Software ermöglicht es Ihnen, gesamte Events zu kopieren, Teilnehmergruppen zu exportieren und Daten zu übertragen. So stehen Ihnen auch bei Ihrer nächsten Veranstaltung all die Vorlagen und Werte zur Verfügung, die Sie in der Vergangenheit bereits eingepflegt haben. Jetzt liegt lediglich die Aktualisierung bei Ihnen – den Rest übernimmt die Software. Die Gäste, die Ihre Events regelmäßig besuchen, können sich außerdem über einen immer gleichen Ablauf freuen und kennen sich dank der intuitiv zu bedienenden Benutzeroberfläche schon nach der ersten Nutzung perfekt aus.